Բացօթյա միջոցառումների կազմակերպման պահանջներն ու պայմանները

Տվյալ գրառումով ցանկանում եմ խսել մի քանի կարևոր հանգամանքների մասին, որոնք կարևոր են հաշվի առնել բացօթյա միջոցառումներ կազմակերպելու համար։

Ըստ տեղանքի միջոցառումները լինում են բացօթյա և փակօթյա: Յուրքանչյուր տեսակն ունի իր կազմակերպման առանձնահատկություններն ու նրբությունները:

Ստորև ներկայացնում եմ մի քանի կետեր, որոնք կարևոր են հաշվի առնել կազմակերպելու կամ պլանավորելու գործում.

– Տարածքի ուսումնասիրություն՝ հանդիպում տարածքը տնօրինողների հետ։ Հանդիպման ընթացքում հարկավոր է քննարկել բոլոր մանրամասները, որը կապ ունի տարածքի օգտագործման հետ։ Դեկորացիա, լրացուցիչ պարագաների տեղադրում, սեղանների դասավորություն, բեմի և ձայնային սարքավորումների տեղակայում, հոսանքի հնարավորություն և այլն։ Կան տարածքներ, որոնք հանրային են, օրինակ հրապարակները, որոնց թույլտվույթան համար հարկավոր է դիմել տեղական ինքնակառավարման մարմիններ, տվյալ տեսակի տարածքներում միջոացռումներ անցկացնելու թույլտվության համար հարկավոր է հաշվի առնել տվյալ կառույցի աշխատանքային գործընթացը և դիմելու կարգը։

– Պատվիրատույի հետ վերջնական մանրամասները քննարկելուց հետո, որտեղ հստակեցված են միջոցառման բովանդակային և ֆինանսական մասը, ապա հարկավոր է կնքել պայմանագիր պատվիրատույի հետ, որից հետո անհրաժեշտ է պայմանագրեր կնքել մատակարարների հետ, կամ պայմանագիրը կարող է փոխարինել փոխադարձ համաձայնությունը։ (Շատ դեպքերում պայմանագիր կնքելն ավելի նպատակահարմար է, հատկապես երբ մատակարարի հետ աշխատում եք առաջին անգամ և չկա գործնական ընկերական հարաբերություններ)։

– Եթե միջոցառման անցկացման բացօթյա տարածքը գտնվում է ոչ քաղաքային վայրերում, ապա մինչև միջոցառումը հարկավոր է գոնե մեկ անգամ այցելել այդ տարածք մանրամասն ուսումնասիրելու համար, հարկավոր է ունենալ տարածքի նկարներ և գծագիր։ Ինչպես նաև կարևոր է ճշտել և տեղեկանալ, թե շրջապատում ինչ անհրաժեշտ օբյեկտներ կան՝ հյուրանոց, խանութներ և այլն։

– Միջոցառման անցկացման տարածքի ռեսուրսների ուսումնասիրություն։ Նախապես հարկավոր է ուսումնասիրել տվյալ տարածքի ռեսուրսները և դա բերել միջոցառման պահանջների հետ նորդաշնակության՝ օրինակ ռեստորանի մատուցողներ, տրանսպորտի հասանելիություն, պահեստային տարածք, հանգստի սենյակ, անձնակազմի սնունդ և այլն։

– Կլիմայի ուսումնասիրություն։ Եթե եթե արդեն հաստատվել է միջոցառումն իրականացման վայրն ու օրը, ապա հարկավոր է ուսումասիրել եղանակային կանխատեսումները։ Դրա համար գոյություն ունեն բազմաթիվ կայքեր ու հավելվածներ։ Կլիմայի կանխատեսումը կարևոր է միջոցառման ընթացքը վերահսկողության տակ պահելու համար։ Օրինակ եթե տեղելու է անձրև, ապա հարկավոր է նապապես մտածել հյուրերի և մասնակիցների մասին՝ բաժանել անձրևանոցներ, կամ ստեղծել լրացուցիչ պայմանաներ անձրևից պաշտպանվելու համար։

– Միջոցառումն իրականացնելուց, ավելի շուտ միջոցառման տարածք մեկնելուց առաջ շատ կարևոր է ճիշտ պլանավորումն ու անհրաժեշտ պարագաների պահեստավորումը տեղափոխման համար։ Դա շատ կարևոր է, եթե միջոցառումը գրասենյակից բավականին հեռու է, օրինակ այլ քաղաք կամ անբնակ վայր։ Հետևաբար պետք է մի քանի անգամ ստուգել պարագաներն ու դետալավորել ցանկացած գործողություն և օժանդակ պարագաներ։

– Ընկնել ճանապարհ և իրականացնել պատմական իվենթ։