Բացօթյա միջոցառումների կազմակերպման պահանջներն ու պայմանները

Տվյալ գրառումով ցանկանում եմ խսել մի քանի կարևոր հանգամանքների մասին, որոնք կարևոր են հաշվի առնել բացօթյա միջոցառումներ կազմակերպելու համար։

Ըստ տեղանքի միջոցառումները լինում են բացօթյա և փակօթյա: Յուրքանչյուր տեսակն ունի իր կազմակերպման առանձնահատկություններն ու նրբությունները:

Ստորև ներկայացնում եմ մի քանի կետեր, որոնք կարևոր են հաշվի առնել կազմակերպելու կամ պլանավորելու գործում.

– Տարածքի ուսումնասիրություն՝ հանդիպում տարածքը տնօրինողների հետ։ Հանդիպման ընթացքում հարկավոր է քննարկել բոլոր մանրամասները, որը կապ ունի տարածքի օգտագործման հետ։ Դեկորացիա, լրացուցիչ պարագաների տեղադրում, սեղանների դասավորություն, բեմի և ձայնային սարքավորումների տեղակայում, հոսանքի հնարավորություն և այլն։ Կան տարածքներ, որոնք հանրային են, օրինակ հրապարակները, որոնց թույլտվույթան համար հարկավոր է դիմել տեղական ինքնակառավարման մարմիններ, տվյալ տեսակի տարածքներում միջոացռումներ անցկացնելու թույլտվության համար հարկավոր է հաշվի առնել տվյալ կառույցի աշխատանքային գործընթացը և դիմելու կարգը։

– Պատվիրատույի հետ վերջնական մանրամասները քննարկելուց հետո,

Միջոցառումների կազմակերպման քայլերն ու բաղադրիչները

 

Կազմակերպելով որևէ միջոցառում կարևոր է իրականացնել որոշակի քայլեր և գործողություններ: Կից ներկայացնում եմ միջոցառումների կազմակերպման հիմնական բաղակցուցիչներն ու միջոցառումների կարևոր տարրերը, որոնք կարելի է օգտագործել հաջողված միջոցառում ստանալու համար:

Ինչպիսին է լինում իսկական event-manager-ը

միջոցառումների կազմակերպիչ

Հայաստանում ակնհայտ շատացել է ծառայություն մատուցող կազմակերպությունների թիվը, որոնք  շուկա են մտնում հաճախորդներին առաջարկելով ծառայությունների մեծ ցանկ՝ գովազդ, մարքեթինգ, խորհրդատվություն, հետազոտություններ, դիզայն, վեբ կայքեր, միջոցառումների կազմակերպում և այլն։
Հետևաբար դաշտը սկսում է լղոզվել, քանի որ մատուցվող ծառայությունների սահմանները վերանում են. կազմակերպությունները սկսում են վաճառել ծառայությունների լայն ցանկ, և բարդ է հասկանալ, թե որ կազմակերպությունը  որ ոլորտում է պրոֆեսիոնալ։ Այս խնդիրը տարածվում է նաև միջոցառումների կազմակերպման ծառայությունների ոլորտին, տվյալ ոլորտում յուրաքանչյուր անհատ կամ կազմակերպություն «հանդես է գալիս» որպես տվյալ ծառայության մատուցման փորձագետ։ Նույնիսկ եթե փողոցում մոտենանք պատահական մեկին և առաջարկենք գումարի դիմաց կազմակերպել միջոցառում, նա կհամաձայնվի.

Այնուամենայնիվ միջոցառումների կազմակերպման ոլորտը ՀՀ-ում բավականին զարգացած է, կան ընկերություններ և անհատներ որոնք մատուցում են պրոֆեսիոնալ ծառայություններ խելամիտ արժեքով։

Այս ամենի հետ զուգահեռ սնկի նման աճում են «իվենթ մենեջերները»,  որոնք այս կամ այն տարբերակներով և վիճելի որակով «կազմակերպում» են միջոցառումներ։ Այն իվենթ մենեջերները, որոնք նոր են սկսում միջոցառումների ոլորտում հանդես գալ հանդիպում են որոշակի կազմակերպչական դժվարությունների, ինչի արդյունքում էլ տուժում է միջոցառումը։ Հետևաբար միջոցառումներ կազմակերպելու համար շատ կարևոր է ունենալ փորձառություն, որը կուտակվում է տարիների և կազմակերպած միջոցառումների ընթացքում։

Լավ կամ փորձառու իվենթ մենեջերը պետք է ունենա.

Միջոցառումների (EVENT) և իրադարձությունների տարբերությունը

Շատ հաճախ կարելի է միջոցառումն ու իրադարձությունը նույնացնել, սակայն դրանք ունեն տարբերություն։

Առաջին տարբերությունն այն է, որ միջոցառումը ունի հստակ սահմանված նպատակ, խնդիր, կազմակերպիչ, պլան և այլն։ Իսկ իրադարձությունը կարող է չունենալ այդ ամենը, այն ավելի սպոնտան է։ Օրինակ իրադարձություն կարող է լինել երեխայի լույս աշխարհ գալը, իսկ ծննդյան արարողություն կազմակերպելը միջոցառում է։

Event-ը կամ միջոցառումն ունի…

-Նկարագրություն
Հստակ պատկերացում կա, թե ինչ է կազմակերպվում, մենք պատկերացնում ենք միջոցառման ընթացքը, ձևը, բովանդակությունը։

-Նպատակ և խնդիրներ
Ցանկացած միջոցառում ունի իր խնդիրներն ու նպատակը։ Անհնար է կազմակերպել միջոցառում, որտեղ բացակայում է նպատակ կամ խնդիր։ Միջոցառում կազմակերպելիս խնդիրներն ու նպատակը պետք է հստակ սահմանված և մշակված լինեն։

-Մասնակիցներ /շահառուներ/

Ցանկացած միջոցառում ունի իր մասնակիցները կամ շահառուները, միջոցառումները կազմակերպվում են կոնկրետ թիրախի համար։ Միջոցառման պլանավորման փուլում շատ կարևոր է ուսումնասիրել մասնակիցներին։ Հարկավոր է հաշվի առնել հատուկ կարիք ունեցող մասնակիցներին՝ սահմանափակ հնարավորություն ունեցողներ, երեխաներ, բուսակերներ, հղի կանայք և այլն։ 

Միջոցառումներ կազմակերպող թիմի անդամների պաշտոններն ու պարտականությունները

Ցանկացած միջոցառում կամակերպելու համար հարկավոր է կազմակերպական թիմ, որտեղ յուրաքանչյուրն ունի իր պարտականություններն ու հանձնարարությունները։ Թիմը կարող է լինել «նստակյաց» և/կամ «հավաքական»։ Եթե կազմակերպությունը կամ կազմակերպիչների խումբն ունեն մարդկանց բավարար քանակ, որը կարող է իրականացնել այս կամ այն միջոցառումը, և լրացուցիչ մարդկային ուժ հարկավոր չէ, ապա այն կոչվում է այդպես։ Մեծ միջոցառումների դեպքում կազմակերպական թիմը հիմնականում լինում է հավաքական, որի դեպքում համապատասխան հմտություններ ունեցող մասնագետներ են միանում  նպատակին հասնելու համար (միջոցառումը կազմակերպել)։ Կազմակերպական թիմում յուրաքանչյուր մասնակից ունենում է առնվազն մեկ պաշտոն, հիմնական պաշտոնների ցանկը տրված է ստորև, սակայն կարող է այնպես լինել, որ մեկ հոգին կատարի մի քանի պարտականություն, դա հիմնականում կախված է տվյալ անձի պրոֆեսիոնալությունից և միջոցառման բարդությունից։

Կից ներկայացվում է միջոցառումների կազմակերպող թիմում պաշտոնների ցանկը

Event Planner – Միջոցառման պլանավորող
որը զբաղվում է միջոցառման ամբողջական պլանավորմամբ, բաշխում է թիմի անդամների դերերը և պարտականությունները, իրականացնում է միջոցառման քարտեզավորումը։ Պլանավորողը հանդիսանում է միջոցառման վերջնական որոշում կայացնողը։

Event Manager – Միջոցառման ղեկավար
իրականացնում է միջոցառման կազմակերպումը, հետևում է ժամկետներն, հանդիսանում է պլանավորած միջոցառման իրականացման պատասխանատուն։

Event Coordinator – Միջոցառման համակարգող

Ինչպես կազմակերպել PR միջոցառումներ.

Միջոցառում            ները PR ոլորտի անբաժանելի մաս են կազմում: PR միջոցառումներ ասելով կարելի է հասկանալ բոլոր տիպի և ձևի միջոցառումները` սկսած մամլո ասուլիսից մինչև սպորտային մրցարշաներ:

Կարող են լինել միջոցառումներ, որոնք կազմակերպվում և իրականացվում են սեփական նախաձեռնությամբ: Կարող են լինել նաև պատվիրված կամ կարգադրված /պլանային/ միջոցառումներ: Միջոցառումներն իրենց բովանդակությամբ և ձևով կարող են շատ տարբեր լինել: