Բացօթյա միջոցառումների կազմակերպման պահանջներն ու պայմանները

Տվյալ գրառումով ցանկանում եմ խսել մի քանի կարևոր հանգամանքների մասին, որոնք կարևոր են հաշվի առնել բացօթյա միջոցառումներ կազմակերպելու համար։

Ըստ տեղանքի միջոցառումները լինում են բացօթյա և փակօթյա: Յուրքանչյուր տեսակն ունի իր կազմակերպման առանձնահատկություններն ու նրբությունները:

Ստորև ներկայացնում եմ մի քանի կետեր, որոնք կարևոր են հաշվի առնել կազմակերպելու կամ պլանավորելու գործում.

– Տարածքի ուսումնասիրություն՝ հանդիպում տարածքը տնօրինողների հետ։ Հանդիպման ընթացքում հարկավոր է քննարկել բոլոր մանրամասները, որը կապ ունի տարածքի օգտագործման հետ։ Դեկորացիա, լրացուցիչ պարագաների տեղադրում, սեղանների դասավորություն, բեմի և ձայնային սարքավորումների տեղակայում, հոսանքի հնարավորություն և այլն։ Կան տարածքներ, որոնք հանրային են, օրինակ հրապարակները, որոնց թույլտվույթան համար հարկավոր է դիմել տեղական ինքնակառավարման մարմիններ, տվյալ տեսակի տարածքներում միջոացռումներ անցկացնելու թույլտվության համար հարկավոր է հաշվի առնել տվյալ կառույցի աշխատանքային գործընթացը և դիմելու կարգը։

– Պատվիրատույի հետ վերջնական մանրամասները քննարկելուց հետո,

Ինչպիսին է լինում իսկական event-manager-ը

միջոցառումների կազմակերպիչ

Հայաստանում ակնհայտ շատացել է ծառայություն մատուցող կազմակերպությունների թիվը, որոնք  շուկա են մտնում հաճախորդներին առաջարկելով ծառայությունների մեծ ցանկ՝ գովազդ, մարքեթինգ, խորհրդատվություն, հետազոտություններ, դիզայն, վեբ կայքեր, միջոցառումների կազմակերպում և այլն։
Հետևաբար դաշտը սկսում է լղոզվել, քանի որ մատուցվող ծառայությունների սահմանները վերանում են. կազմակերպությունները սկսում են վաճառել ծառայությունների լայն ցանկ, և բարդ է հասկանալ, թե որ կազմակերպությունը  որ ոլորտում է պրոֆեսիոնալ։ Այս խնդիրը տարածվում է նաև միջոցառումների կազմակերպման ծառայությունների ոլորտին, տվյալ ոլորտում յուրաքանչյուր անհատ կամ կազմակերպություն «հանդես է գալիս» որպես տվյալ ծառայության մատուցման փորձագետ։ Նույնիսկ եթե փողոցում մոտենանք պատահական մեկին և առաջարկենք գումարի դիմաց կազմակերպել միջոցառում, նա կհամաձայնվի.

Այնուամենայնիվ միջոցառումների կազմակերպման ոլորտը ՀՀ-ում բավականին զարգացած է, կան ընկերություններ և անհատներ որոնք մատուցում են պրոֆեսիոնալ ծառայություններ խելամիտ արժեքով։

Այս ամենի հետ զուգահեռ սնկի նման աճում են «իվենթ մենեջերները»,  որոնք այս կամ այն տարբերակներով և վիճելի որակով «կազմակերպում» են միջոցառումներ։ Այն իվենթ մենեջերները, որոնք նոր են սկսում միջոցառումների ոլորտում հանդես գալ հանդիպում են որոշակի կազմակերպչական դժվարությունների, ինչի արդյունքում էլ տուժում է միջոցառումը։ Հետևաբար միջոցառումներ կազմակերպելու համար շատ կարևոր է ունենալ փորձառություն, որը կուտակվում է տարիների և կազմակերպած միջոցառումների ընթացքում։

Լավ կամ փորձառու իվենթ մենեջերը պետք է ունենա.

Միջոցառումների (EVENT) և իրադարձությունների տարբերությունը

Շատ հաճախ կարելի է միջոցառումն ու իրադարձությունը նույնացնել, սակայն դրանք ունեն տարբերություն։

Առաջին տարբերությունն այն է, որ միջոցառումը ունի հստակ սահմանված նպատակ, խնդիր, կազմակերպիչ, պլան և այլն։ Իսկ իրադարձությունը կարող է չունենալ այդ ամենը, այն ավելի սպոնտան է։ Օրինակ իրադարձություն կարող է լինել երեխայի լույս աշխարհ գալը, իսկ ծննդյան արարողություն կազմակերպելը միջոցառում է։

Event-ը կամ միջոցառումն ունի…

-Նկարագրություն
Հստակ պատկերացում կա, թե ինչ է կազմակերպվում, մենք պատկերացնում ենք միջոցառման ընթացքը, ձևը, բովանդակությունը։

-Նպատակ և խնդիրներ
Ցանկացած միջոցառում ունի իր խնդիրներն ու նպատակը։ Անհնար է կազմակերպել միջոցառում, որտեղ բացակայում է նպատակ կամ խնդիր։ Միջոցառում կազմակերպելիս խնդիրներն ու նպատակը պետք է հստակ սահմանված և մշակված լինեն։

-Մասնակիցներ /շահառուներ/

Ցանկացած միջոցառում ունի իր մասնակիցները կամ շահառուները, միջոցառումները կազմակերպվում են կոնկրետ թիրախի համար։ Միջոցառման պլանավորման փուլում շատ կարևոր է ուսումնասիրել մասնակիցներին։ Հարկավոր է հաշվի առնել հատուկ կարիք ունեցող մասնակիցներին՝ սահմանափակ հնարավորություն ունեցողներ, երեխաներ, բուսակերներ, հղի կանայք և այլն։ 

Միջոցառումներ կազմակերպող թիմի անդամների պաշտոններն ու պարտականությունները

Ցանկացած միջոցառում կամակերպելու համար հարկավոր է կազմակերպական թիմ, որտեղ յուրաքանչյուրն ունի իր պարտականություններն ու հանձնարարությունները։ Թիմը կարող է լինել «նստակյաց» և/կամ «հավաքական»։ Եթե կազմակերպությունը կամ կազմակերպիչների խումբն ունեն մարդկանց բավարար քանակ, որը կարող է իրականացնել այս կամ այն միջոցառումը, և լրացուցիչ մարդկային ուժ հարկավոր չէ, ապա այն կոչվում է այդպես։ Մեծ միջոցառումների դեպքում կազմակերպական թիմը հիմնականում լինում է հավաքական, որի դեպքում համապատասխան հմտություններ ունեցող մասնագետներ են միանում  նպատակին հասնելու համար (միջոցառումը կազմակերպել)։ Կազմակերպական թիմում յուրաքանչյուր մասնակից ունենում է առնվազն մեկ պաշտոն, հիմնական պաշտոնների ցանկը տրված է ստորև, սակայն կարող է այնպես լինել, որ մեկ հոգին կատարի մի քանի պարտականություն, դա հիմնականում կախված է տվյալ անձի պրոֆեսիոնալությունից և միջոցառման բարդությունից։

Կից ներկայացվում է միջոցառումների կազմակերպող թիմում պաշտոնների ցանկը

Event Planner – Միջոցառման պլանավորող
որը զբաղվում է միջոցառման ամբողջական պլանավորմամբ, բաշխում է թիմի անդամների դերերը և պարտականությունները, իրականացնում է միջոցառման քարտեզավորումը։ Պլանավորողը հանդիսանում է միջոցառման վերջնական որոշում կայացնողը։

Event Manager – Միջոցառման ղեկավար
իրականացնում է միջոցառման կազմակերպումը, հետևում է ժամկետներն, հանդիսանում է պլանավորած միջոցառման իրականացման պատասխանատուն։

Event Coordinator – Միջոցառման համակարգող

Ինչպես են վճարում հայաստանյան գործակալությունները

ՀՀ-ում, ըստ «Սփյուռ» տեղեկատուի, գրանցված է 315-ից ավելի կազմակերպություններ, որոնք իրենց ծառայությունների ցանկում ներառել են հետևյալ ծառայությունները (ծառայությունները ներկայացված են առանց բացվածքի)՝

– Միջոցառումների կազմակերպում,
– Գովազդային ծառայություններ,
– PR ծառայություններ,
– Ձևավորման (դիզայն) ծառայություններ։

Իմ մասնագիտական գործունեության շրջանակներում մինչև այսօր աշխատել եմ 3 գործակալություններում և համագործակցել մոտ 30 նմանատիպ ծառայություններ մատուցող կազմակերպությունների հետ։ Այժմ շարունակում եմ գործել վերոնշյալ ոլորտներում, բայց արդեն հանդես եմ գալիս, որպես freelancer (թե ինչու այսպես ստացվեց, կներկայացնեմ մեկ այլ գրառումով)։

Աշխատելով և համագործակցելով ծառայություն մատուցող  բազմաթիվ կազմակերպությունների հետ պարզել եմ, թե ինչ համակարգով է իրականացվում անձնակազմի վճարումները.

Ուրեմն… ՀՀ-ում ծառայություններ մատուցող կազմակերպություններում առկա են վճարման հետևյալ ձևերը.
(խոսքը վերաբերվում է միայն հաստիքային աշխատակիցներին)

– Ֆիքսված աշխատավարձ,
– Միայն տոկոսներ,
– Ֆիքսված աշխատավարձ + ֆիքսված տոկոսներ (ցածր աշխատավարձ-բարձր տոկոսներ, բարձր աշխատավարձ-ցածր տոկոսներ),
– Ֆիքսված աշխատավարձ + խառը տոկոսներ,
– Բարձրացող աշխատավարձ.

Անդրադառնալով յուրաքանչյուր վճարման ոճին կարելի է ենթադրել՝

– Ֆիքսված աշխատավարձ. 
Այս տարբերակը կայուն տարբերակներից մեկն է. գործատուն իր կողմից կարողանում է հստակ հաշվարկել իր ծախսերը և պլանավորել կազմակերպության բյուջեն։ Իսկ աշխատակցի կողմից ևս ապահովվում է կայունություն, այսինքն աշխատակիցը ստանում է իր կայուն գումարը։ Սակայն այս մեթոդն ունի իր թերությունը՝ ամսեկան ֆիքսված գումար ստանալով աշխատակիցը սկսում է մատնվել ծուլության և ընկնում է մոտիվացվածությունը գործի նկատմամբ։ Քանի որ գործակալություններում կարող է լինել ամիս, որ շատ են ծրագրեը կամ նախագձերը և հակառակը, այսինքն ամսվա կտրվածքով աշխատակիցն իրականացնում է տարբեր ծավալի աշխատանք, սակայն ստանում է նույն աշխատավարձը։

– Միայն տոկոսներ. 
Այս ձևն իրենից ավելի շատ ընդունված է վաճառքով զբաղվողների համար, այսինքն ինչքան ապրանք կամ ծառայություն ես վաճառում, այդքան գումար/տոկոս ես ստանում։ Սրա ձեռնտու լինելը կախված է աշխատողի ունակություններից, ստացած շահույթից, պայմանավորվածությունից, գրծի հաճելի լինելուց և այլն։ Հիմնականում սա կարող է լինել շաաատ շահութաբեր, կամ էլ հենց ընենց էլի… 🙂 Այս ձևը մոտիվացնող է և աշխատողին թույլ չի տալիս ծուլանալ, քանի որ իր սեփական եկամուտը ինքն է ապահովում։ Սակայն սա չի կարող տարածվել ստեղծագործական աշխատանք կատարողների վրա, եթե վերջինս չի խառնվում վաճառքին, ապա ինքը անուղղակիորեն կախված է լինում վաճառքի բաժնի աշխատանքներից։

– Ֆիքսված աշխատավարձ + ֆիքսված տոկոսներ
Սա արդյունավետ տարբերակներից մեկն է, քանի որ աշխատողն ունի իր ֆիքսված աշխատավարձը ու կախված նախագծերից և իր կատարած աշխատանքի արդյունավետությունից ստանում է բոնուսային գումարներ։ Բոնուսային գումարը կարող է հաշվարկվել կատարած աշխատանքի ծավալով, ներգրավվածությամբ, մասնակցությամբ։ Սա մոտիվացնող է աշխատողի համար, դրանից շահում է նաև կազմակերպությունը ինչպես եկամուտի, այնպես էլ աշխատողի մոտիվացվածությամբ։
Կան դեպքեր, որ ֆիքսված աշխատավարձը լինում է ցածր, իսկ բոնուսների կամ տոկոսների թիվը բարձր, կամ հակառակը։

– Ֆիքսված աշխատավարձ + խառը տոկոսներ, 
Այս դեպքում աշխատողն ունի իր պարտականությունները, որի համար վճարվում է, և ներգրավվելով կազմակերպության գործունեության տարբեր ծրագրերում վճարվում է ըստ կատարած աշխատանքի, այս դեպքում լրավճարի գումարը հաշվարկվում է խառը և տարբեր սկզբունքներով։ Այստեղ կազմակերպության ղեկավարությունը պարզապես իր

Ինչպես կարելի է վաճառել սեփական հմտությունները

Խոսքս վերաբերվելու է հատկապես այն ոլորտում գործողներին, ովքեր ունեն կամ հավարում են, որ ունեն լավ հմտություններ ծառայությունների ոլորտում՝գովազդ, բրենդինգ, միջոցառումների կազմակերպում, դիզայն, մարքեթինգ, քոփիրայթինգ,  մոնտաժ, թարգմանչություն, ռեստորանային գործ և այլ հարակից ոլորտներում գոյություն ունեցող հմտություններ։

Այս ոլորտում շատերը հանդես են գալիս որպես անհատներ, որոնք աշխատում են հենց իրենց համար, այսինքն իրենք են իրենց կազմակերպությունը (կան դեպքեր, երբ անհատները ներկայացնում են նաև իրենց սեփական իրավաբանական մարմինը, դա հիմնականում այն դեպքում է լինում, երբ լիում են պատվերներ կամ պատվիրատուներ, որոնք նախընտրում են աշխատել իրավաբանական մարմնի հետ):  Մի խոսքով, էական չի թե մասնագետն ունի կազմակերպություն թէ չէ, կարևորն այն է, որ ինքը ճանաչված է որպես մասնագետ և որոշել է աշխատել հենց ինքն իր համար։

Նման մասնագետները հիմնականում «ի հայտ» են գալիս 3-6 տարի տվյալ ոլորտում աշխատելու ընթացքում։ Սկզբում սովորաբար նրանք աշխատում են ծառայություններ մատուցող գործակալություններում, որից հետո որոշները արդեն կարողանում են ավելի մեծ գումար աշխատել ինքնուրույն, քան ստանում են աշխատավարձ՝ կատարելով նույն գործը որևէ կազմակերպությունում.  շատ անգամ հենց նման մտածողները սկսում են հանդես գալ, որպես անհատ մասնագետներ։

Սակայն… այս դեպքում արդեն սկսվում է անկայուն իրավիճակ ինչպես պատվերների, այնպես էլ ֆինանսական առումով. լինում են մեծ քանակի պատվերներ, կամ չեն լինում պատվերներ, այսինքն տիրում է ստեղծագործական անկայուն վիճակ, բայց լավ դրսևորված մասնագետը տարվա կտրվածքով միջինում աշխատում է ավելի շատ գումար, քան ստանում էր աշխատավարձ։

Ուստի անկայունությունից խուսափելու համար կարելի է պարզպես շուկայում կամ «պատվիրատուների» շրջապատում պահպանել և ստեղծել սեփական իմիջը (որ հարկ եղած դեպքում միանգամից ՀԻՇԵՆ ՔՈ մասին)։
Իսկ ինչ է պետք դրա համար….

Կիսվում եմ սեփական փորձով.

– միշտ կապի մեջ լինել ծանոթների, ընկերների, բարեկամների հետ. թեկուզ ֆեյսբուքում եղած «ընկերներին» հարցնել թե ոնց են, օրական առնվազն մեկ հոգու հետ պարզապես գրվեք և պետք է գրվել նրանց հետ ում հետ ամեն օր չեք շփվում. խոսելու ընթացքում տեղեկացրեք նաև ձեր ծառայությունների մասին։ Թող ձեզ միշտ հիշեն…

– խնդիր դրեք ձեր առջև և շաբաթական առնվազն մեկ հոգու հետ ծանոթացեք, շփվեք, գնացեք գարեջուր խմելու. ու թող այդ մեկը լինի ձեր նմանը կամ ապագայում ձեր պատվիրատուներից մեկը. կամ պարզապես դառնա լավ ընկեր (մեր երկրում ընկերություն հասկացությունը չի կորցրել իր արժեքը, ընկերները շատ կարևոր են և գործում, և կյանքում).

– երկու անգամ մի այցելեք սրճարան և այդ գումարով տպագրեք 100 հատ այցեքարտ (դիզայնի համար խնդրեք ձեր ընկերներից մեկին. հաստատ կօգնեն) ու այն երկու ամսում բաժանեք 100 համապատսխան մարդկանց, ընտրեք այնպիսի մարդկանց, որ 100 այցեքարտից մեկը զանգահարի ձեզ պատվերի համար (100 վիզիտկան արժի 5000 դրամ, մի խնայեք այդ գումարը, քանի որ դրանից եկած «շահույթն» ավելի մեծ է).

– ակտիվ ներգրավվեք սոցիալական ցանցերում, բայց ԴՈՒՔ օգտագործեք սոց ցանցերը, շփվեք, կիսվեք գաղափարներով, արտահայտեք ձեր մասնագիտական մտքերը, թող ձեզ ճանաչեն որպես մասնագետ, այլ ոչ թե որպես սովորական ֆեյսբուք ըքաունթ, որը պարզապես լայքեր ու ստատուսներ է գրում։ Թույլ մի տվեք որ սոց ցանցերն օգտագործեն ձեր ժամանակը, այլ դուք օգտագործեք սոց ցանցերի հնարավորությունները.

Եթե դուք հետաքրքրված եք ձեզնով և ուզում եք Հայաստանի պայմաններում հասնել գոնե մի փոքր հաջողության, ապա պետք է անընդհատ գործեք, միշտ եղեք այնտեղ որտեղ պետք է լինեք։  Մեր երկրում, եթե 2 օր պարզապես սենյակում նստեք, ապա ձեզ կմոռանան։

Ցուցամատը միշտ պետք է պահել զարկերակի վրա։

Այսքանը, եթե ունեք հետաքրքիր խորհուրդներ կամ ցանկանում եք քննարկել կամ պարզապես զրուցել, ապա կարող ենք հանդիպել սուրճ խմել և զրուցել։

Էդուարդ